Bij Citypark Flyers organiseren we allerlei evenement. Van onze King of the North tot een Nederlands Kampioenschap of simpelweg gewoon een leuke middag voor smijters en familieleden: het kan van alles zijn!
Op deze pagina vind je allerlei informatie over het organiseren van evenementen vanuit CPF en vanuit de NFB (iets verder naar beneden).
Doe dit eerst
Wil je wat gaan organiseren? Heel tof! Het eerste dat echt heel handig is: neem contact op met de activiteitencommissie door te mailen naar activiteiten@cityparkflyers.nl.
De commissie kan je op allerlei manieren helpen, alleen al door bijvoorbeeld gezamenlijk te kijken naar goede/slimme plek in de CPF-agenda, ze weten veel over materialen (kun je hier ook checken) bij CPF, kunnen vergunningen aanvragen, spullen regelen zoals toiletten en hebben ook budget beschikbaar om jouw event nog mooier/leuker te maken.
Ons contactpersoon bij de NFB (op dit moment Eric Haakmeester) zit ook in deze commissie en dat is simpelweg heel handig. Doen dus!
Een paar basiszaken bij CPF
Er zijn allerlei events te regelen en die vragen om allerlei regelzaken, maar een paar vaste afspraken zijn er ook. Die vind je hier:
- Er is echt van alles mogelijk bij CPF, als we het vooraf maar met elkaar afstemmen. Neem contact op met de juiste personen binnen de club, laat je helpen, overleg en werk samen. Daar komen de mooiste dingen uit!
- We vinden het erg van belang dat mensen of partners die ook gebruik maken van onze speellocaties weten dat er een evenement gaat komen of bezig is. Breng ze dus vooraf op de hoogte, schiet data in bij overleggroepen en zorg dat men ook weet dat er beperkingen kunnen gelden of dat er extra drukte is.
- Maak gebruik van de standaard caddybooks die er zijn binnen CPF. De activiteitencommissie kan je daarbij helpen.
- We vinden het mooi als onze club er mooi opstaat en daar hebben we ook middelen voor. Laat onze club CPF zien door middel van banners en/of promomateriaal. Samen met de banners van eventueel sponsoren en de NFB natuurlijk. De activiteitencommissie kan je ook het CPF logo geven (en uitleggen wat wel/niet de bedoeling daarmee is).
- Denk er ook aan dat je wat foto’s en/of video’s maakt die je niet alleen aanlevert bij de NFB, maar die ook op de website en socials van CPF kunnen. Foto’s van het smijten zelf, maar ook een blik achter de schermen en natuurlijk alle winnaars op de foto. Je kunt ze in de CPF chat zetten, mailen naar info@cityparkflyers.nl of appen naar Erik Hogeboom.
- Sponsoring van een evenement is van harte welkom en dit kan in allerlei vormen. Vaak worden er prijzen beschikbaar gesteld en dat is helemaal prima. Mocht er een vergoeding in geld beschikbaar zijn, geef dit dan aan bij de activiteitencommissie en neem het mee in je budgetvoorstel. Maak vooraf ook afspraken met je sponsor over wat ze er ervoor terugkrijgen en wat ook niet. Zeker bij NFB-events is het goed om te checken of dit ook past binnen de afspraken daar. Bijvoorbeeld rondom verkoop van spullen bij een event (om maar wat te noemen).
TD zijn bij een NFB-wedstrijd
Een Weekend League, National Tour, First Flight of zelfs een NK (Teams). Er is veel te doen in de NFB-agenda en er komt van alles kijken. Wat fijn dat je dat namens CPF wilt doen!
Anders dan bij een eigen event heb je hier te maken met een overkoepelende organisatie met eigen afspraken en deadlines. Eric Haakmeester is op dit moment vanuit onze activiteitencommissie het NFB-aanspreekpunt. Je kunt met hem overleggen over zaken die met de NFB te maken hebben en informatie inwinnen.
De commissie bij de de NFB heeft niet stilgezeten en je kunt dan ook heel veel informatie over praktische zaken vinden in het TD-handboek (link naar editie 2025) die online staat bij Frisbeesport.nl. In het NT-handboek staat ook hoeveel geld je voor welke zaken kunt krijgen, wat je op welk moment aan moet leveren etc.
In het kort over vergoedingen in 2025 voor Weekend League en National Tour:
Daarnaast is er ook nog de First Flight-reeks, de laagdrempelige wedstrijden waar ook afwijkende formats welkom zijn op ook kleinere courses. Daar zijn aparte regels voor:
- PDGA-sanctioning is niet verplicht en wordt niet vergoed
- Er is geen vaste vergoeding voor prijzen
- Inhuur van een toilet kan gedeclareerd worden
- Een vergunning is gevraagd en wordt vergoed
- Er is geen vergoeding voor het gebruik/ophalen van de NFB-aanhanger
- Er is een vaste vergoeding voor het evenement van 50 euro (is 100 euro bij NT/WL)
Voor het organiseren van een NK (zowel individueel als teams) is er een aparte manier van boekhouden en budgetteren, omdat dit specifiek via de NFB gaat en niet via de club. Neem hier, in samenspraak met de activiteitencommissie contact over op met de NFB-commissie!
Financieel gezien
Natuurlijk komt er bij een event al snel een financieel plaatje kijken en dingen moeten ook vergoed worden. Op deze pagina kun je op verschillende plekken lezen wat er wel/niet beschikbaar is. Over de werkwijze daarbij de volgende punten:
- Onderdeel van het organiseren van een CPF-event is het maken van een klein financieel overzicht, zie ook informatie verderop. Dit voorstel dien je vooraf in bij de activiteitencommissie samen met een korte beschrijving van wat je wilt doen. Zeker voor NFB-events is dit extra van belang, gezien de verschillende geldstromen.
- De penningmeester van CPF doet altijd de declaratie bij de NFB, dat kan NIET rechtstreeks.
- De activiteitencommissie verzamelt alle uitgegeven kosten (liefst met bonnetjes erbij) en dient dat in 1x in bij de penningmeester.
- Vind je het niet fijn om zaken voor te schieten of moet er vooraf een groot bedrag betaalt worden? Overleg dan met de penningmeester of dit door CPF gedaan kan worden. Dit gaat ook weer via de AC.
- We ‘betalen’ onze TD’s of organisatoren niet voor het organiseren. Het is vrijwilligerswerk en eventuele vrijwilligersvergoedingen of ‘open/extra budget’ wordt uitgegeven aan fraaier/leuker/mooier/beter maken van het evenement of aan het waarderen of supporten van onze vrijwilligers.
- De activiteitencommissie heeft een eigen budget voor het organiseren van events. Je kunt als TD/organisator met hen in overleg om te kijken wat er nog mogelijk is mocht er extra budget nodig zijn of je hebt gewoon een heel goed idee dat echt heel erg de moeite waard is 😉 . Doe dat vooral!
Slim: maak een simpel budgetoverzicht
Niet alleen maak je vooraf als TD een caddybook of promoot je je event. Belangrijk is dat je ook als TD VOORAF een kort budgetoverzicht maakt waarin je schetst wat je nodig hebt en waar je je geld aan uitgeeft. Dit lever je in bij de activiteitencommissie.
Dat doen we niet om politieagent te zijn, maar de commissie kan je helpen bij het vinden van de juiste financiële potjes, weet ook wie wat betaalt en hoe het declareren gaat. Dat is dus best handig, kan je wellicht extra financiële ruimte geven én daarnaast is zo’n overzicht voor jezelf als organisator ook gewoon heel fijn.
Een voorbeeld van zo’n budget laat al zien dat het echt niet heel moeilijk hoeft te zijn. Onder de afbeelding kun je dit werkbestand ook downloaden:
Lekker aan de slag
Het ziet er soms wellicht wat ingewikkeld uit, maar het organiseren van een evenement bij CPF of de NFB is vooral heel leuk, want je helpt de sport echt groeien en doet er heel veel mensen plezier mee. En dat waarderen we enorm, dus dankjewel voor je inzet!
Mocht je nog vragen hebben: trek aan de bel bij de AC of bij het bestuur eventueel. Let’s go!